Só é urgente aquilo que não foi feito em tempo hábil. Se o seu vendedor vive descendo na fábrica pra perguntar se o pedido já foi coletado ou faturado, a sua empresa está apagando incêndio com o tempo de quem devia estar vendendo. O conserto é simples: chamado interno.

O vendedor que vivia descendo na fábrica

O foco do vendedor é venda. É fazer a empresa crescer. Só que, numa operação sem regra entre os setores, o dia dele vira outra coisa.

Ele precisa saber se a mercadoria já foi coletada. Liga, a pessoa não atende. Manda WhatsApp, a pessoa não responde. Aí ele levanta da mesa e desce na fábrica pra perguntar. Volta, chega outra dúvida, desce de novo.

Era o inferno. O vendedor passava mais tempo indo na fábrica e voltando, pra tirar dúvida e saber em que pé estavam as coisas, do que indo atrás de vender. Não faz sentido.

O que eu criei no Balcão: a aba Operacional

Pra resolver isso, criei dentro do Balcão uma aba chamada Operacional. É uma gestão de chamado interno. Nada mais é que o time abrir chamado pra equipe de dentro.

O vendedor quer saber se já foi coletado? Abre um chamado. Quer saber se a produção já faturou, se está pra faturar, que dia vai faturar? Abre um chamado. E cada chamado tem um prazo combinado pra resposta, o que no mundo da tecnologia se chama SLA (acordo de nível de serviço).

Coisa simples. Quem trabalha no escritório e recebe o chamado vai ter que responder em meia hora, uma hora.

Como funciona o chamado interno

• O vendedor abre o chamado com a pergunta.
• Coloca quem é o responsável por responder.
• Escolhe o nível de prioridade.
• Escreve uns detalhezinhos, pra quem vai responder não precisar perguntar de volta.

Pronto. Começa a correr o relógio. Quem recebeu sabe que tem prazo. Quem abriu sabe que a resposta vem, sem precisar levantar da cadeira.

“Mas o cliente quer saber na hora”

Aí vem a objeção. Na boa: só é urgente aquilo que não foi feito em tempo hábil.

O cliente espera meia horinha pra saber se a mercadoria já foi coletada. Espera pra saber que dia vai faturar. E o vendedor que está na fábrica caçando informação também não está respondendo cliente nenhum.

O chamado mostra pro dono onde está o gargalo

O chamado interno serve pra duas coisas. A primeira é o vendedor não ficar refém de quem não atende o telefone. A segunda é o dono do negócio enxergar onde está o gargalo.

Às vezes o dono fica ouvindo o vendedor dizer que está sem tempo. Por quê? Porque, muitas vezes, ele perde tempo com coisa operacional. Com os chamados registrados, dá pra ver quem pergunta o quê, pra quem, e quanto tempo a resposta leva. Aquilo que a gente não mede fica só na sensação.

É a mesma ideia que eu contei no texto sobre como usar IA nas vendas: a regra vem antes da ferramenta. Primeiro combina quem responde e em quanto tempo. O sistema só guarda o combinado.

Na segunda-feira, tira o vendedor do corredor

• Pergunta pro vendedor o que ele mais precisa saber da fábrica, do estoque ou do faturamento.
• Pra cada tipo de pergunta, define o responsável por responder.
• Combina o prazo: meia hora, uma hora. Urgente é só o que ficou pra trás.
• Escolhe um lugar só pra abrir o chamado. Corredor e WhatsApp solto deixam de valer.
• Depois de algumas semanas, olha os chamados. Onde a resposta atrasa é onde está o gargalo.

O vendedor volta pra mesa dele. E a mesa dele é onde a venda acontece.